Klantcase BPI: van software optimalisatie tot en met Ultimo implementatie

Blueprint, wensen en eisen voor het onderhoudsbeheersysteem

“We maken de overstap van Navision (module STOR) naar Ultimo. Het ontbrak ons geregeld aan feitelijke informatie wanneer ik een businesscase voor een investering wilde schrijven. Dus er lag een wens om een professionaliseringsslag te maken, met een gebruiksvriendelijk OnderhoudsBeheerSysteem” vervolgt hij. Wat zijn onze wensen en eisen voor het toekomstig OnderhoudsBeheerSysteem? Hoe richten we onze werkstroombeheersing in? Het meenemen van monteurs, operators, teamleiders en de verhouding van de TD tot de gehele organisatie is essentieel.

Hier kwam Joost Reehuis (Maintenance Engineer & Teamlead bij Impazz) in beeld. Erik vervolgt: “Mijn voorganger Manfred Dekker had al eens met Joost gewerkt. Het klikte goed, Joost is recht door zee, we zijn gecharmeerd van zijn aanpak. Hij heeft een periode meegewerkt in onze TD, voor dit project. In het bijzonder met Jan Hulter die namens Berry BPI het project Ultimo begeleidt en uitvoert. We startten met een analyse. Joost brengt de nodige ervaring mee op het gebied van Maintenance en het inrichten en gebruiken van een OnderhoudsBeheerSysteem. Hij heeft onze TD geholpen, door wensen en eisen op te stellen waar alle gebruikers mee uit de voeten kunnen. Doordat hij valkuilen kent, behoedt hij ons voor een aantal fouten. Ook draagt Joost ideeën aan die we zelf niet bedacht hadden. Uit de samenwerking is een mooie blueprint ontstaan”.

Doelstellingen van het project

Joost vult aan: “In de blueprint zijn de doelstellingen van het project beschreven. Zoals het streven naar minimaal ongepland verlies van functionaliteit van productiemiddelen. BPI wenste de onderhoudsconcepten meer up tot date te hebben, zodat er minder risico is wanneer de 1^e monteur vertrekt. Inzicht in technische beschikbaarheid, kosten en manuren per machine, het vergroten van voorspelbaarheid, dat zijn voorbeelden van doelen die gedetailleerd beschreven staan in de blauwdruk” somt hij op. “Ook hebben we wensen omschreven voor fase 2. In een vervolgstap investeert BPI verder in strategische voorraad, inzicht in magazijnverbruik en doorgroeien van gepland onderhoud naar maintenance engineering.”

Samenwerking

“Corona en verzuimperikelen hebben het proces voor onze TD vertraagd.  Omdat we al zoveel geïnvesteerd hadden in het project, hebben we toch doorgepakt” vervolgt Erik zijn verhaal. “Nadat Joost veel voorwerk heeft verricht met de blueprint, konden we verder bouwen. De keuze viel op Ultimo. Naast werkstroombeheersing is betrouwbare data analyse belangrijk. We willen uiteindelijk samenhang tussen onderhoud en de inkoopmodule. Een professionele omgeving, waarmee je auditeurs kan bedienen met informatie. Al het onderhoud in kaart, zowel correctief als preventief. En betrouwbare data om toekomstige investeringen en voorraadbeheer op te gronden.

Implementatie & Training

Voor de implementatie, training van TD’ers en livegang van Ultimo hebben we Bas Wammes (Maintenance consultant bij Impazz) ingeschakeld. Bas brengt met zijn 13 jaar Ultimo ervaring veel kennis in. Met zijn ervaring, plus een aantal gecertificeerde collega’s binnen Team Impazz, hebben we een partnership met Ultimo. “Bas z’n enthousiasme en positiviteit naar de gebruikers toe heeft weerstand weggenomen. Door zijn adequate houding bij het trainen van de TD’ers is de acceptatiegraad duidelijk verhoogd. Onze monteurs zien de voordelen en het gebruiksgemak, waardoor het draagvlak vergroot is. Bas vertaalt dit goed, écht een meerwaarde in het proces” concludeert Erik.

Livegang

“Ik pleit voor standaard Ultimo. Bij het trainen van de monteurs werk ik eerst aan draagvlak en kennisoverdracht” begint Bas enthousiast zijn verhaal. “Daarnaast geef ik aandacht aan het borgen van een continue verbeter-modus. Doordat monteurs gemakkelijk feedback kwijt kunnen over onderhoud in het OBS, leveren ze input om het preventieve onderhoud te optimaliseren” BPI had weinig tijd, het project had vertraging opgelopen. Ons boosterprogramma bood uitkomst. Dit start met het inrichten van Ultimo met ‘best-practice’ stamgegevens. In dit geval, met de focus op de basisbehoefte van BPI; het borgen van de assets en het correctieve en preventieve onderhoudsproces. In de implementatiefase is structuur van het werkorderproces, grip en een hogere hands-on-tooltime belangrijk.

Vervolgens zijn we de eindgebruikers gaan trainen. Monteurs moeten overtuigd zijn van de voordelen en het gebruiksgemak. Een deel van de gebruikers werkt met de Ultimo Go-app. Handleidingen, tekeningen, stuklijsten van installaties en storingshistorie zijn hierdoor altijd bij de hand. We sloten het boosterprogramma af met het begeleiden van de livegang. Altijd een spannend moment. Naast het gebruiksgemak besteed ik ook tijd aan het inrichten van de dashboards per gebruikersgroep. Het blijvend opbouwen van betrouwbare data, zit daar de toegevoegde waarde” aldus Bas Wammes, over zijn rol in dit project.

De toekomst

“We zijn tevreden over de basis die staat” evalueert Erik Hollander. “Door de inzet van Joost en Bas hebben we een boost gegeven aan ons onderhoud. De basisinrichting overzetten naar Ultimo en het borgen van de processen werkt. Nu is het een kwestie van langere tijd data opbouwen, om de volgende stap te zetten. Je moet minimaal een half jaar data meten om te weten of iets verbetert, verslechtert of een incident is” stelt Erik. “In plaats van ‘lijsten afvinken’ hebben we nu een professionele omgeving om machines, frequenties van onderhoud, storingen en acties et cetera in te regelen.

Na een half jaar gebruik zijn er wensen bij de gebruikers ontstaan die aanpassingen vereisen in de instellingen van de gebruikersomgevingen. Voor deze aanpassingen zullen we wederom gebruik maken van de inzet van Impazz.” Want optimalisatie van onderhoudssoftware is een continue verbeterproces.

Investering

De volgende investering is een interface om onderhoud integraal te koppelen aan inkoop. We willen ‘next level’ door onderhoud te koppelen aan het inkoopproces en de totale organisatie. We zijn blij met de samenwerking met Impazz. De meerwaarde van Joost en Bas vertaalt zich in een scherpe blueprint met bijbehorende inrichting en implementatie van ons onderhoud in Ultimo. We kunnen er jaren mee vooruit en blijven bouwen aan scherpe analyses. Onze motivatie zit ‘m vooral in de borging en verbetering van het onderhoud, besluit Hollander, waardoor we onszelf als Technische Dienst motiveren en onderscheiden.